Hindari Inefisiensi Tinggi Dengan 4 Komponen Inti Business Report Writing Competence Ini
Hindari Inefisiensi Tinggi Dengan 4 Komponen Inti Business Report Writing Competence Ini
- Report Tidak Akurat, Keputusan Salah -
Salah satu komunikasi bisnis organisasi yang penting adalah Business Report. Banyak yang tidak menyadari telah terjadi inefficiensi yang tinggi disebabkan Business Report yang kurang bagus. Ineffisiensi ini terakumulasi dari waktu kewaktu menjadi sangat tinggi, namun tidak disadari di dalam organisasi.
Banyak business report yang dibuat oleh para manager ke atas yang tidak terstruktur. Kurang jelas, tidak ringkas dan lengkap sehingga terjadi distorsi informasi-informasi penting. Tidal memiliki struktur bedasarkan alur berpikir pikiran bawah sadar manusia pada umumnya. Sulit dipahami dan dimengerti bagi penerima report.
Laporan yang tidak baik tidak saja kurang efektif dan efisien namun lebih parah dari itu. Menyebabkan kegagalan bisnis dan perusahaan bangkrut. Mengapa bisa sefatal itu? Jika keputusan diambil berdasarkan laporan semacam ini apa yang akan terjadi? Keputusan yang diambil berdasar informasi yang salah tersebut fatal.
Pada level hasil keputusan terjadi kesalahan, maka level action sudah tentu juga akan salah. Tidak menghasilkan sesuatu yang diharapkan. Akhirnya kredibiltas dan image perusahaan menurun. Tidak dipercaya clients atau customer. Penurunan revenue dan profit. Kehilangan order, bisnis rugi. Akhirnya tutup. Fatal.
Apa yang harus dilakukan? Bagaimana mencegah dan menghindari hal ini terjadi di organisasi Anda?
Diperlukan Business Report Competence yang baik agar mulai level supervisor tidak hanya menyajikan data, namun selevel mereka harus menyajikan Report. Apa bedanya data dengan Report?
Sering sekali menerima email dari supervisor atau manager Anda yang mengatakan “Berikut ini adalah laporan mingguan/bulanan yang dapat saya laporkan”. Hanya itu saja kemudian dilampirkan angka-angka dalam tabel xlsheet. Hanya itu saja.
Apakah ini sebuah Report? Atau ahanya data pendukung?
Data:
Adalah sesuatu yang diindera dengan fisik saja cukup. Tidak perlu dengan menggunakan mind atau pikiran. Misalnya angka-angka hasil pengukuran atau pengamatan. Suhu, derajat panas, ketinggian dan lain-lain. Ini adalah pekerjaan level staff, yaitu mengumpulkan data.
Kemudian data itu diberikan ke level di atasnya, mulai dari suervisor dan manager. Level ini harus membuat analisis data itu menjadi sebuah Report. Apa itu Report?
Report:
Report adalah hasil analisis data dengan menggunakan indera fisik dan pastinya dengan pikiran (mind). Diperlukan struktur yang sesuai dengan alur pikiran bawah sadar manusia agar Report ini mudah dibaca, gampang dipahami dan efisien dalam penggunaan waktu bagi pembaca atau penerima Report tersebut.
Untuk itu penting untuk menuliskan Report sesuai alur pikiran bawah sadar manusia. Seperti apa struktur alur berpikir otak manusia?
Setiap laporan agar efektif dan efisien harus beralur seperti di bawah ini.
- Status gambaran besar situasi terhadap KPI
- Permasalahan dan Dampaknya
- Opsi-opsi solusi yang dimiliki
- Rekomendasi pelapor
Mulai level supervisor ke atas harus mampu menyimpulkan setiap laporan menjadi 4 point penting di atas. Dilampirkan semua data pendukung dari setiap point di atas, jika ada dan aplicable. Misalnya, point 1 dilengkapi data pendukung, angka, tabel, grafik dalam excell sheet atau dokumen yang lain. Demikian point 2, setiap permasalahan dilengkapi dengan angka, tabel, grafik atau apapun yang mendukung bahwa itu sebuah permasalahan yang saat itu sedang dihadapi.
Tanpa ada 4 point kesimpulan di atas, sebuah Report tidak layak disebut Report. Itu hanya data pendukung saja, bukan report.
Cukup seringkah Anda menerima Report dari beberapa orang dengan struktur yang berbeda-beda satu dengan lainya? Tidal standard. Struktur nya tida seragam. Apa yang terjadi jika Anda menima Report yang berbeda struktur?
Anda akan memerluka waktu memahami lebih lama. Karena tidak sesuai dengan alur berpikir Anda. Juga jika Report itu dibaca oleh orang lain dan banyak orang. Mereka akan memerlukan waktu untuk membaca dan memahami lebih lama.
Jika waktu yang diperlukan masing-masing orang rata-rata 10 menit, dan yang menerima dan membaca Report itu 10 orang. Maka terjadi inefisiensi 100 menit untuk satu laporan. Jika ada 20 Report dalam perusahaan itu sebulan. Inefiseinsinya 2.000 menit atau 33 jam. Setahun 400 jam. Wow…banyak juga pemborosan waktunya.
Ini seperti silent killer untuk perusahaan Anda. Terutama jika kompetitor Anda jauh lebih efisien. Anda akan kalah berkompetisi dan akhirnya tutup karena kalah bersaing dalam kompetisi.
So, pastikan semua Report yang dibuat oleh setiap supervisor ke atas tidak saja efektif tapi juga efisien. Buatlah mereka Competence membuat Report yang baik dan benar.
Salam Sukses Selalu,
Ery Prasetyawan
Aquarius Learning