Apakah Anda orang yang sibuk? Hidup Anda disibukkan dengan berbagai hal. Mengurus bisnis, melanjutkan pendidikan, mengembangkan skill, hobi, membagi waktu bersama keluarga, dan maaaasih banyak lagi.
Saking sibuknya, Anda merasa terus-menerus diburu waktu. Too little time, too much to do. Anda merasa terlalu pendek waktu yang ada untuk melakukan semua itu. Walhasil, Anda merasa tertekan dan bingung.
Pertanyaannya, apakah iya sebenarnya Anda supersibuk hingga selalu diburu-buru waktu? Atau, jangan-jangan, kesibukan Anda sebenarnya masih bisa di-handle? Jangan-jangan, kesibukan Anda lantaran Anda tidak dapat mengatur waktu dengan baik?
Tanda Anda telah mengatur waktu dengan baik yaitu Anda mampu memilah-milah mana aktivitas yang penting, mendesak/urgent, dan memisahkannya dari aktivitas yang tidak penting dan tidak mendesak.
Contoh, Anda memilih menghabiskan banyak waktu untuk membaca buku daripada menonton TV karena membaca buku lebih relevan dengan kepentingan Anda.
Sebaliknya, jika Anda belum bisa mengatur waktu dengan baik, Anda tidak mampu memilah-milah aktivitas yang penting dari yang tidak penting. Anda tidak mampu memilah-milah aktivitas yang relevan dengan kepentingan Anda dan aktivitas yang tidak relevan dengan kepentingan Anda.
Contoh, Anda menghabiskan banyak waktu untuk berselancar di internet daripada mengerjakan pekerjaan Anda.
Nah, jika masalah Anda adalah Anda tidak mampu mengatur waktu dengan efektif, tidak tahu bagaimana memilah aktivitas yang penting dari aktivitas yang tidak penting, maka yang Anda butuhkan adalah mengatur waktu dengan lebih baik lagi; mengatur waktu dengan lebih efektif.
Bagaimana cara mengatur waktu dengan lebih efektif?
Tiga hal yang perlu Anda pertimbangkan mengenai manajemen waktu yang efektif yaitu:
Pertama, Anda harus memprioritaskan aktivitas-aktivitas yang relevan dengan goal jangka panjang Anda. Di samping itu, Anda juga perlu mengesampingkan aktivitas-aktivitas yang tidak relevan dengan goal jangka panjang Anda. Pokoknya, Anda perlu memprioritaskan aktivitas-aktivitas yang sesuai dengan goal Anda. Artinya, Anda memilih menghabiskan banyak waktu pada aktivitas-aktivitas itu.
Kedua, agar dapat menentukan aktivitas yang relevan dari aktivitas yang tidak relevan dengan goal jangka panjang Anda, Anda perlu mengelompokkan aktivitas-aktivitas Anda menurut kategori prioritas.
Ketiga, karena aktivitas yang prioritas adalah aktivitas yang menunjang goal jangka panjang Anda, maka Anda perlu merumuskan dan menentukan goal jangka panjang Anda. Apa saja goal jangka panjang Anda? Anda ingin sehat, bugar, dan fit? Anda juga ingin memiliki keluarga yang harmonis hingga akhir hayat? Anda ingin terus bertumbuh dan berkembang?
Lalu, bagaimana cara mengelompokkan aktivitas menurut kategori prioritas?
Anda dapat menggunakan Eisenhower Decision Matrix.
Apa itu Eisenhower Decision Matrix? Eisenhower Decision Matrix merupakan kuadran tingkat prioritas yang diciptakan oleh Dwight Eisenhower, presiden Amerika Serikat ke-34.
Penampakannya seperti berikut ini.
Lalu, bagaimana penjelasannya? Bagaimana Anda menerapkan kuadran di atas untuk mengatur waktu Anda, untuk membagi waktu dan menentukan mana aktivitas yang prioritas dan kurang prioritas?
Untuk itu, yuk, simak penjelasan berikut ini.
Dua Dimensi
Kuadran di atas terdiri dari dua dimensi, yaitu important/penting dan urgent/mendesak.
Mendesak/ Urgent
Aktivitas yang mendesak adalah aktivitas yang harus segera dilakukan agar goal terpenuhi. Goal segera tercapai manakala aktivitas itu selesai dilakukan.
Apa contohnya? Contohnya deadline, menemani istri ke rumah sakit karena melahirkan, memperbaiki kerusakan mobil, dan memberikan nasihat pada kawan dalam membuat keputusan.
Penting/ Important
Aktivitas yang penting adalah aktivitas yang menunjang goal jangka panjang Anda. Ia menjadi jalan untuk meraih goal tersebut.
Apa contohnya? Contohnya, belajar dan membaca buku untuk mengembangkan diri, membuat perencanaan.
Nah, Anda dapat menggolongkan aktivitas Anda (menurut kategori prioritas) berdasarkan dua dimensi di atas.
Berikut ini penggolongan aktivitas menurut kategori prioritas sebagaimana diajarkan oleh Eisenhower.
Mendesak dan Penting (Urgent and Important)
Apa itu aktivitas yang mendesak dan penting? Aktivitas yang mendesak dan penting adalah aktivitas yang mendesak untuk segera dikerjakan agar goal jangka panjang Anda terpenuhi.
Apa contohnya? Contohnya, mengantar istri ke rumah sakit saat melahirkan, berobat ke rumah sakit, memperbaiki kerusakan mobil, deadline.
Tidak Mendesak tetapi Penting (Not Urgent but Important)
Kategori yang kedua yaitu aktivitas yang tidak mendesak tetapi penting.
Apa definisinya?
Aktivitas yang tidak mendesak tetapi penting adalah aktivitas yang menunjang goal jangka panjang Anda, tetapi tidak mendesak dilakukan. Anda tidak harus melakukan pada waktu itu juga agar goal Anda terwujud.
Apa contohnya? Contohnya berolahraga rutin.
Mengapa berolahraga rutin merupakan contoh aktivitas yang tidak mendesak tetapi penting? Olahraga rutin bertujuan agar tubuh Anda sehat, bugar, dan fit hingga lanjut usia. Nah, Anda tidak dapat mencapai tujuan itu segera setelah berolahraga. Sebaliknya, Anda harus berolahraga rutin agar tujuan tersebut tercapai.
Untuk itu, Anda harus berolahraga secara rutin setiap hari. Anda harus melakukan aktivitas yang penting tetapi tidak mendesak (olahraga) secara rutin agar goal jangka panjang Anda terpenuhi.
Lalu, bagaimana jika Anda tidak melakukannya? Bagaimana jika Anda tidak rutin berolahraga? Apa yang terjadi yaitu, bisa-bisa, Anda didesak oleh kebutuhan urgent/mendesak. Contoh, tiba-tiba Anda terkena serangan jantung, yang mendesak Anda untuk berobat ke rumah sakit.
Hiiiiih, sereeeem!!! Heheh.
Tidak Penting tapi Mendesak (Not Important but Urgent)
Kategori yang ketiga yaitu aktivitas yang tidak penting tetapi mendesak. Apa itu aktivitas yang tidak penting tetapi mendesak?
Aktivitas yang tidak penting tetapi mendesak adalah aktivitas yang tidak menunjang goal jangka panjang Anda, tetapi mendesak untuk dikerjakan karena ada keperluan mendadak yang harus segera dipenuhi.
Apa contohnya?
Contohnya, seorang kawan meminta nasihat dan saran Anda mengenai bisnis.
Mengapa aktivitas itu mendesak tetapi tidak penting? Karena, dia tidak penting bagi goal jangka panjang Anda. Tetapi, bagi kawan Anda, nasihat itu mendesak. Ia membutuhkan saran Anda secepatnya untuk segera membuat keputusan. Nah, karena tidak penting bagi goal jangka panjang Anda, maka ia dikategorikan sebagai aktivitas yang tidak penting. Tetapi, karena ia mendesak, maka aktivitas itu dikategeorikan sebagai aktivitas yang mendesak. Untuk itu, ia masuk ke kuadran 3 sebagai aktivitas yang tidak penting tetapi mendesak.
Tidak Penting dan Tidak Mendesak (Not Important and Not Urgent)
Kategori yang terakhir yaitu aktivitas yang tidak penting dan tidak mendesak. Apa itu aktivitas yang tidak penting dan tidak mendesak?
Aktivitas yang tidak penting dan tidak mendesak adalah aktivitas yang tidak menunjang goal jangka panjang Anda dan juga tidak mendesak untuk segera dilakukan.
Aa contohnya? Contohnya, menonton TV, bermain game, berselancar di internet hanya untuk sekadar mencari berita-berita yang trivial/ selingan.
Bagaimana Cara Menggunakan Eisenhower Matrix untuk Mengatur Waktu secara Efektif?
Nah, setelah mengetahui jenis aktivitas sesuai dengan kategori prioritasnya, sekarang apa yang harus Anda lakukan?
Apa yang harus Anda lakukan yaitu menentukan di kuadran mana Anda harus paling banyak menghabiskan waktu.
Di antara kuadran di atas, mana yang paling prioritas?
Menurut Eisenhower, urutan tingkat prioritasnya seperti gambar berikut.
Dalam gambar itu, kuadran yang menduduki prioritas pertama adalah kuadran kedua. Itu artinya, Anda harus paling banyak menghabiskan waktu di kuadran ke-2.
Mengapa? Karena, aktivitas di kuadran ke-2 menunjang goal jangka panjang Anda. Aktivitas-aktivitas itu mengantarkan Anda pada goal jangka panjang Anda.
Dengan banyak menghabiskan waktu di kuadran ke-2, Anda bisa mengurangi aktivitas-aktivitas mendesak di kuadran 1.
Ada beberapa aktivitas di kuadran 1 yang sebenarnya dapat dikurangi/dihilangkan dengan cara melakukan aktivitas di kuadran ke-2 secara rutin.
Apa contohnya?
Contohnya, berobat ke dokter, memperbaiki jaringan listrik yang rusak, memperbaiki mobil, belajar dengan cara SKS (sistem kebut semalam).
Anda dapat mencegah berobat ke dokter apabila Anda rutin berolahraga setiap hari. Pepatah mengatakan, “An apple a day keeps the doctor away.” Mengonsumsi sebutir apel setiap hari mencegah Anda dari penyakit yang mendesak Anda untuk berobat ke dokter.
Mengonsumsi apel setiap hari merupakan aktivitas yang penting. Ia penting karena ia mengantarkan Anda pada goal jangka panjang Anda yaitu menjadi sehat dan fit. Sementara itu, ia juga merupakan aktivitas yang tidak mendesak karena goal Anda (menjadi sehat dan fit) tidak langsung tercapai segera setelah Anda mengonsumsi apel. Untuk itulah, mengonsumsi apel setiap hari masuk dalam kuadran ke-2, dalam kategori aktivitas yang penting tetapi tidak mendesak.
Dengan rutin melakukan aktivitas di kuadran ke-2, Anda dapat mengurangi aktivitas dalam kuadran 1. Dengan mengonsumsi apel setiap hari (aktivitas di kuadran ke-2), Anda dapat mencegah diri Anda untuk berobat ke dokter (aktivitas di kuadran 1).
Sama halnya dengan mengonsumsi apel, berolahraga setiap hari mencegah Anda dari penyakit yang mendesak Anda untuk berobat ke dokter. Berolahraga setiap hari (aktivitas di kuadran ke-2) dapat mencegah diri Anda untuk pergi ke dokter (aktivitas di kuadran 1).
Bagaimana dengan belajar secara SKS? Anda dapat menghindari cara SKS (sistem kebut semalam) dengan rutin belajar.
Di sini, belajar secara SKS masuk dalam kuadran 1 (aktivitas yang mendesak dan penting). Ia penting karena hanya dengan melakukannya, goal jangka panjang Anda (mendapatkan nilai yang tinggi) tercapai. Di samping itu, ia juga mendesak karena dengan belajar secara SKS, goal Anda (mendapat nilai tinggi) dapat tercapai segera setelah Anda melakukan aktivitas tersebut (belajar secara SKS).
Anda dapat menghindari belajar secara SKS. Caranya dengan rutin belajar bahkan jauh-jauh hari sebelum ujian.
Di sini, rutin belajar masuk ke dalam kuadran ke-2, yakni aktivitas yang penting tetapi tidak mendesak.
Lalu, bagaimana dengan aktivitas di kuadran ke-3? Sesuai dengan gambar di atas, Anda perlu sesekali melakukan aktivitas di kuadran ke-3. Tetapi, jika tidak ada waktu untuk melakukannya, Anda dapat meninggalkannya.
Contoh, kawan Anda meminta nasihat bisnis dari Anda. Tetapi, Anda sendiri sedang disibukkan oleh urusan Anda. Oleh karena itu, Jika memang tidak memungkinkan, Anda tidak perlu menyanggupi permintaan tersebut. Anda dapat menolaknya secara halus. Anda perlu berkata “tidak” kepadanya.
Bagaimana dengan aktivitas di kuadran ke-4? Karena aktivitas itu tidak penting dan tidak mendesak, Anda perlu mengurangi waktu untuk melakukannya. Kurangi kebiasaan menonton TV, bermain game, dan berselancar di internet jika memang aktivitas-aktivitas itu tidak menunjang goal jangka panjang Anda dan tidak mendesak untuk dilakukan.
Setelah menyimak penjelasan di atas, bagaimana tanggapan Anda? mudah, bukan, mengatur waktu dengan bantuan Eisenhower Matrix/Kuadran?
Dengan Matrix di atas, Anda dapat memilah aktivitas yang penting dan mendesak dari aktivitas yang tidak penting dan tidak mendesak. Dengan begitu, Anda dapat berfokus hanya pada aktivitas yang penting bagi goal jangka panjang Anda. Hidup Anda akan lebih slow, rileks, dan membahagiakan. Anda tidak lagi merasa dijekar-kejar waktu. Sekarang, giliran Anda menerapkan cara di atas untuk mengatur waktu Anda. Tentukan goal jangka panjang Anda. Buat matrix seperti di atas, dan tentukan aktivitas Anda sesuai dengan kategori prioritasnya.
Sumber: theartofmanliness.com
